Lähtuvalt viimasel ajal palju kirgi kütnud temaatikast seoses projektirahade “loomingulise raamatupidamisega”, on oluline mõelda, kas selliseid olukordi on üldse võimalik vältida või käivad mugavdused Euroopast saadavate projektirahade juurde? Käesolevas blogis vaatamegi viimatise teaduse rahastamise poleemika valguses lähemalt probleemkohtadele otsa ja seda läbi finantseksperdi pilgu.

 

Kulude juhtimine toimugu jooksvalt kogu projekti vältel

Läbivalt on meedias toodud esile, et probleemi algallikas peitub projektide keerukates nõuetes. On ilmunud ka artikkel, kus väidetakse, et projektinõuded on juba alguses nii absurdsed, sh tööajatabelid, et neid ei ole võimalik täita ja pettused selles vallas on paratamatud. Millest selline olukord tuleneb? Projektide rahastamine eeldab, et projekti sisu kattub finantseerimise eesmärkidega. Reeglina projektis sõnastatud unistused ja reaalne tegevus ei käi aga ühte jalga. Taotluse ja reaalelu omavahel kooskõlla viimine ongi see koht, mis finantskirjaoskamatuse tõttu võib probleemiallikaks kujuneda.

Fakt on see, et Euroopa rahad eraldatakse kindla eesmärgiga ja neid eesmärke tuleb austada. Kui me neid ei austa ja meie tegevused erinevad oluliselt projekti rahastamise eesmärkidest, tuleb rahastust otsida mujalt ja leida sellised viisid, millega ei kaasne bürokraatiat. Paraku tuleb tõdeda, et tänases olukorras, mil valdav enamus teadusrahastusest tuleb eurorahadest, on see väga keeruline. Seega tulebki mängida nende reeglite järgi, mida projektid nõuavad. Näiteks toodi 8. septembri AK-s esile, et teaduse rahastamise probleem seisnebki just projektipõhises rahastuses. See tähendab paberitööd, aruandlust ja kontrolle, mis loob palju auke n-ö loominguliseks raamatupidamiseks. Mida saab teha, et niigi keerukas bürokraatias ellu jääda ja samas olla kindel, et reeglid ja nõuded on täidetud?

 

Struktuur paika kohe alguses

Üks probleem, millega eksperdina ikka ja jälle kokku puutun, on struktuuri puudumine. Näiteks - oluline ei ole vaadata kulusid kokku projekti lõpus, vaid kulusid tuleb juhtida vastavate projekti eelarveridadele, lähtuvalt sisust, milleks need on ette nähtud. Selleks, et eelarvet hoida igapäevategevusega tasakaalus, tuleb toetuda finantsjuhtimise algtõele – projektikulude jälgimine jooksvalt. Vaid nii on võimalik saada probleemidele jälile õigeaegselt. Kui on näha, et projekti kulud kipuvad minema eelarveridade lõikes kreeni, tuleks projekti juhtorganitele teha taotlus muudatusteks. Arvestades, et mängus on suured rahad, ei ole see koht, kus teha nn „loomingulist raamatupidamist” pelgalt seetõttu, et taotluse esitamise protsess tundub keeruline. Teadlik lähenemine on dokumentatsioon jooksvalt korras hoida ja vastavalt vajadusele muudatusi teha. Võib ju väita, et see kõik on üle jõu käiv, kuid avalikku raha kasutades tuleb paraku piirangutega arvestada.

 

Kaasa ekspert appi

Selleks, et teadlased ei peaks oma aega paberimajandusele pidevalt kulutama, tuleb juba projekti algfaasis võtta appi ekspert, kes omab vastavat finantskirjaoskust (audiitori kogemus tuleb vaid kasuks).

Projekti finantside eest vastutava eksperdi ülesandeks on tunda põhjalikult projekti reegleid, jälgida nende täitmist ning juhtida projekti dokumentatsiooni koostamist ja täitmist jooksvalt. Projektiga kaasneb reeglina vajadus üle vaadata ja muuta lepinguid, eriti väärivad tähelepanu töölepingud ja nende sisuline vastavus projekti rahastamise nõuetele.

Oluline on siinkohal silmas pidada, et reegleid ja süsteeme tuleb projekti alguses väga selgelt kommunikeerida kõikidele tiimiliikmetele. Muidu tekib olukord, kus inimesed teevad enda meelest asju õigesti, kuid tegelikult reeglite teadmatusest rikuvad neid pahaaimamatult. Selline teadmatus võibki viia selleni, et tagantjärele nõudmisi tutvustades seistakse silmitsi olukorraga, mil inimene peab täitma tööajatabelit või projekti aruandlust kolm või enam kuud tagasiulatuvalt. Selline lähenemine on arusaadavalt kõigile stressirohke ja mitte just kõige efektiivsem. Juba dokumenteeritud protsesside ümber vormistamine võib isegi minna vastuollu kehtivate reeglitega.

 

Ajamõõtmine kui igapäevane kohvijoomine

Ajamõõtmine on tegevusmudelis, kus rahastamine toimub struktuurfondide vahendusel, kohustuslik osa. See mõttelaad peab saama omaks juba projekti taotluse faasis ning seda on vaja kommunikeerida kõigile osapooltele koheselt. Kui mõõta tegevustele kulunud aega kord kolme kuu jooksul tagantjärele, siis tundubki kogu protsess keeruline ja aeganõudev ning ka reaalsetele tegevustele mittevastav.

Finantseksperdi valvas pilk saab protsessi tulemused kuus korra üle käia, et võimalikud mittevastavused ja vajalikud muudatused kohe tuvastada. Siin on kindlasti oluline ka projektijuhi tagasiside, mis on väärtuslik võimalus projektimeeskonnale oma teadmisi ajamõõtmisest täiendada ja kinnistada.

Ma ei taha nõustuda selle väitega, et tööaja mõõtmine on tohutult aeganõudev ja stressirohke tegevus. Teevad seda ju erinevate valdkondade konsultandid igapäevaselt, kel samuti mitme erineva projekti vahel vaja päeva jooksul orienteeruda. Seda enam, et tänapäeval on võimalus oma tööaega mõõta erinevate rakenduste abil.

 

Lühidalt, kuidas edukalt majandada projektirahadega?

-          Kaasa juba projekti alguses projektijuht, kelle ülesanne on teha kõik projektinõuded selgeks ja arendada arvestussüsteem, kuidas jooksvalt nõuete täitmist jälgida.

-          Kommunikeeri vastavaid nõudeid ja reegleid tiimiliikmetele kohe projekti alguses.

-          Aruandlust tee jooksvalt ja väldi kulude-tulude tagantjärele korrigeerimist.

-          Kui projekti reeglid nõuavad aja arvestamist, tee seda igapäevaselt. Selleks on olemas ka mugavad e-lahendused.

-          Ära poe projekti keerukuse taha, pigem loo sisereeglite süsteem, mis kohaldub kõikidele sarnase iseloomuga projektidele.

 

 

Taustaartiklid:

https://novaator.err.ee/978167/ak-nadal-analuusis-euroraha-vaarkasutamisele-teed-sillutavaid-vigu-susteemis

https://www.err.ee/978104/lauri-laanisto-millest-me-uldse-raagime-kui-me-raagime-tooajatabelitest

 

Koostas finantsekspert ja vandeaudiitor Ellen Tohvri, Eesti Finantsteenuste Agentuur


Võtke ühendust

Veel teenuseid